医院信息部门如何避免招投标的“坑”?

2019-01-11 11:46:57 阅读

医院信息化项目一般分为:项目立项、方案编制、招标采购、项目实施和运维这五个阶段。在项目实施之前,医院面对的更多是医院信息化供应商的售前工程师和商务代表,在这个阶段,与医院信息化供应商博弈的重点就集中在技术方案、招标文件和合同文本等文件上。

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技术是向善的,通过技术推动业务的进步是IT工程师们的价值追求。然而商务是趋利的,追求企业和个人的最大利益也是他们的奋斗目标。商务趋利也没有错,如何识别招投标过程中的风险,才是医院信息部门避免“挨骗”的关键环节。

谨防售前沟通阶段的避重就轻

售前沟通,一般决定了医院项目的技术路线、项目范围和建设模式,售前工程师的能力和水平是医院考察医院信息化供应商实力的第一步。在售前沟通阶段,医院至少可以考察医院信息化供应商两方面的能力:一是医院信息化供应商技术实力和项目实施的能力,二是医院信息化供应商商务代表调动资源的能力。

而商务代表的能力往往更为重要。优秀的售前工程师也是医院信息化供应商的稀缺资源,来什么样的售前工程师,就体现了医院信息化供应商对医院项目的重视程度,以及商务代表调动资源的能力。同样的医院信息化供应商、同样的产品,为什么在不同医院的实施效果大相径庭?医院信息化供应商实施团队的能力至关重要,而实施团队的能力取决于商务代表如何跟公司讲好故事,争取资源,获得重视。

行心曾经历过一个项目,在方案征集阶段,五家公司的售前工程师同台竞技,有的公司派出国内知名的专家,有的则是刚入行的年轻人,重视程度可见一斑。

另外,售前的推销通常包括三个层面:技术、案例和荣誉。技术方案,要靠医院自己去学习、比较、分析、判断;案例也要仔细甄别其应用落地程度、时效、甚至真伪,商务代表往往会列举一串国内顶级医院的名单,但其中有些也许是试用,也许已停用,也许仅仅是一次捐赠。

抓住招标投标阶段的要害

大的项目,往往有多个系统或者多个模块,医院信息化供应商往往按照系统交付的难易程度报价,容易交付的标准模块报价高,需大量定制开放的模块报价低;一期为容易交付的标准模块,占合同的主要金额,二期或者三期以不易交付的非标准模块为主。总之,这样的思路就是要用最短的时间把医院医院信息化建设的钱挣走。

软件是靠人来服务的,医院信息化供应商的项目经理、实施团队对于项目的成败至关重要。虽然医院在招标文件中有对实施团队的要求,但还是会遇到项目经理能力不足、实施人员频繁变动等情况,医院的项目时常也会变成医院信息化供应商入职培训的“训练场”。对此,软件招标文件的商务内容必须做到量化、细化,责权表达清晰明确,避免模棱两可。

如何写好软件项目招标文件的商务内容?

1、关于实施团队。在招标文件中重点写明对项目经理的能力、经验的要求,以及项目团队的技术结构、技术能力、实施经验的要求,要有证书、合同、社保、用户确认等验证材料佐证;实施团队人员变动要经甲方书面认可。

2、关于项目验收。首先是要投标人自己带上“紧箍咒”。要求投标人提供详细的项目验收方案,包括项目验收的条件、验收方法、验收步骤、初验和终验的验收程序、验收时须提交的文档资料目录等,让投标人自己先“画地为牢”。

其次,引入第三方检测。验收是甲方最有力的“尚方宝剑”,但软件项目难度量、难定量,主观性较大,甲方往往无所适从。引入第三方检测机构独立仲裁,既减轻甲方的压力,也是一种对医院信息化供应商的约束。

3、关于项目培训。要列明培训的内容、天数、人数、是否原厂现场培训、是否要考试,以及培训合格的标准,甚至列入甲方工程师的认证培训。

4、关于项目安全。结合自身的信息安全等级保护定级、软件正版化、信息安全风险评估等工作,要求项目符合、达到或者通过相应测评。

合同签订阶段的查漏补缺

合同的依据是招标文件和投标文件,招标完成之后,合同就成为甲乙双方最后博弈的焦点。医院常遇到这样的问题:“商务代表答应满满,项目经理落实点点。”医院信息化供应商在投标文件中响应而不易满足的内容,可能会在合同中忽略,或者模糊概念。医院信息化供应商的逻辑是:投标中不能控制的风险留在合同中控制,合同中不能控制的风险留在实施交付中控制,实施交付中不能控制的风险就留给商务搞定。

医院信息化供应商的逻辑同样适用于医院甲方,合同是医院亡羊补牢、查漏补缺的最后机会,把招标文件中不明确、不确定的内容补充完整,避免纠纷,预防风险。

首先需要说清楚的是付款方式。项目的类型不同付款方式就可能有异,特别是大型项目,智能楼宇、综合布线、软件实施和硬件系统集成等各不相同,是否需要预付款?阶段付款的条件是什么?质保金如何设置?如此等等。付款的方式要与阶段验收相匹配。

其次是约定好违约的责任。常见的违约,如延期交付、假冒伪劣等,一定要把违约赔偿表述清楚。特别注意的是,对医院信息化供应商实施工程师的安全管理和保密责任也应该约定清楚,以防医院信息化供应商工程师做违法违规的事情。

最后是明确验收条件。将招标文件的验收条件、方式、步骤等内容细化完善在合同中,给医院信息化供应商最明确的信号:不达标、不验收、不付款。

来源:HIT专家网