《我的医养信息化之路》(连载):第八章:收费结算与财务管理

2019-05-15 16:12:22 阅读

诊所收费结算、财务预算工作是诊所管理的重中之重,包括药方和各种检查治疗项目的划价、收费、记帐、成本核算与汇总报表等,涉及多部门,体现诊所经营管理的水平和服务质量,需要我诊所全员参与。

随着我诊所门诊量增大,收费部门工作相应紧张,病人常要排队等候,加上药品种类多,价格多变难记,帐目汇总必须用专人重复记算每张处方,速度慢且误差率高,传统的收费结算方法已难适应工作。

其次,面对日趋严峻的医疗竞争环境下,我诊所需要实施整体的收费结算、财务预算管理信息系统,以确保诊所在执行国家医疗收费政策的前提下,能够以更好地利用有限的资源,降低成本,提高诊所竞争力,为诊所可持续发展发挥重要作用。


一、智能化的诊所收银台


收费处是诊所的一个服务窗口,收费人员需要快速、准确地为患者进行收费、退费、打印清单、结账、统计等,挂号收费时还需按规定填写和核对就诊病人门诊病历首页,如姓名、性别、年龄、职业、籍贯等信息;办理退费时,必须核销发票并由开方医生及我签字确认。

由于诊所收费工作强度大、人员流动性强、管理难度大,每个来诊所看病的病人都需要到收费处缴费,少则几十人,多则一两百人,工作量巨大致使工作人员很难将每一个病人的相关资料记清楚,就不可能将病人资料与病人的收款发票相核对,一方面影响诊所服务质量,患者缴费耗时久。

自从诊所上线一体化诊所管理系统后,我们诊所收费工作人员可以通过全院网络化HIS自动读取和核对患者信息,包括患者资料、就诊情况、预约情况、收费信息、会员管理等。当患者前来缴费时,选中【未收费病人】中的病人信息,即可调取查看所有收费项目和费用汇总,点击【结算】按钮可快速办理病人费用收取。此外,智能化收银台系统可根据医生医嘱自动生成附加费用,能够有效避免诊所发生耗材费用漏收的现象,减轻收费人员核对、结算医嘱项目费用工作量。

随着我国医疗机构基层医疗保险覆盖率的提高,我诊所的智能化收银台开始对接本地医保、异地医保、农村合作、低保、公费等系统的接口,实现即时结算。诊所收银台通过接口打通医保支付,让老百姓走进基层医疗机构接受一些实实在在对他们有利的医疗服务才能赢取周边居民的信任,形成口碑宣传,从而帮助诊所带来更多的客户。


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二、便捷式的移动支付


“互联网+医疗”背景下,移动支付方式是我国医疗领域不断发展的必然趋势。收费处作为患者就诊后的重要场所,其综合服务质量直接关系到诊所的整体服务水平与发展,与患者就诊满意度更是紧密相连。通过微信、支付宝等移动支付手段进行就诊缴费,能有效减少患者的等待时长,提高服务效率,满足患者日益增长的医疗卫生健康需求。

我诊所以往现金、银行卡支付的传统模式,对收费人员的工作能力要求相对较高,一方面需要快准无误的收钱、找零,能够分辨真假钱币。另一方面下班后收费员还需整理每日收入现金、银行卡票据,做到科目准确,数字清楚,字迹清晰,钱账相符,留存少量零钞后向财务科交纳结算大额现金。同时,诊所也经常发生缴费病人过多付费慢或患者现金准备不足,无法正常支付诊疗费用等,往往直接影响到患者正常就诊。

为了更好提高诊所收费人员的工作效率、改进对病人缴费方式,我诊所采用了便捷式的移动支付方式,病人通过APP和自助机、微信、支付宝、社保卡、银联支付等多个支付平台,在缴费交易过程全程由支付平台处理。在人工结算付费时,患者也通过扫码或微信支付,可大大节约了排队缴费的时间。收费人员也减少了收到假币、漏收少收钱款的风险,同时,在数据分析平台可直接查询统计病人收费情况,无需整理每日现金收入表。


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此外,病人通过下载诊所APP和关注微信公众号,除了可以移动支付缴费外,可通过手机进行移动智能导诊、预约挂号、查询费用明细、报告查询、服务评价、诊所介绍及健康资讯了解等。同时,居民可通过手机直接访问诊所居民健康档案信息系统的网站,通过手机短信查询或定制自己的个人健康信息等;通过手机上的应用完成基本健康指标的自测,并可提供个性化健康提醒、体征信息查阅与健康保健品下单付费等各类面向广大居民的互联网移动终端服务。

为减轻诊所收费人员工作量,提高患者挂号付费的速度,在我诊所收费大厅安装了两台自助机,多功能终端可以为患者提供发卡、挂号、预约、诊内缴费、导诊指南、药品查询、满意度评价等就诊全流程自助服务,能把偏重传统付费习惯的患者人群有效分流,从而减轻收费窗口服务压力,同时节约了诊所的人力成本和管理成本。患者凭一个身份证或者一张社保卡就可完成就诊,实现真正“一卡通”,让患者真正体验诊所线下线上一体化服务。


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移动支付系统的价值有哪些?

答:1、优化医疗服务模式,合理分流就诊患者,减少患者排队时间,缓解看病难,缴费慢,排队时间长等问题,加速患者就诊通过率,增加了诊所的就诊量和收入。

2、窗口分流,可以减少15%—30%诊所相关人力成本,缩减管理费用;也可以把人力资源调用到提升服务水平方面。

3、银行卡、社保卡、诊疗卡、居民健康卡一体化使用环境,缩短非诊疗过程;

4、贴合诊所就诊管理需求,符合“三好一满意”的活动精神,改善群众看病就医感受,落实便民利民措施,构建和谐医患关系。

5、不同收费渠道对账报表一体化,大大节省财务科繁琐的对账工时。


三、由单纯会计核算向综合财务管理转变


现代化诊所管理在财务管理、物流管理、资产管理、成本控制、绩效管理、预算管理等方面虽然比计划经济时代有了很大的进步,但是其相对分散、粗放、计划和控制效果流于形式等问题依然存在,与现代企业的管理理念和方法相比已经落后大约20年,由于这些管理问题的存在,诊所往往浪费、耗损了大量的人财物等资源。

财务管理是诊所管理的核心工作。过去,我诊所财务管理工作仅仅是对诊所的经济业务进行账务处理,是一种单纯的记账工作。虽然也出一些常见的账务报表,但对报表数据的分析利用工作很欠缺。这样时常导致我诊所出现现金流短缺、购置的设备不但没有给我诊所带来收益反而增加负担等问题。比如我诊所的某些资产已经购置并使用了很长时间,可在财务上仍然没用入账,资产帐与财务帐分离,导致我很难摸清诊所固定资产的使用和折旧情况,甚至导致资产的流失;再比如我诊所存在着预算管理和支出控制两张皮的现象,年初虽然做了详细的预算,但是预算标准很难落到实处,无法有效控制支出的规模,预算与执行相分离。

所以,为了打破我诊所业务之间的分割,促进业务之间的融合,发挥业务相互支持相互制约的整体效益,比如设备采购要在预算可控的范围之内,设备入库后要及时进行账务处理,保持账实相符;设备在使用的过程中,要及时折旧,折旧要进入成本核算,作为绩效考评的数据,考评的结果要作为薪资管理的参考等,从而实现我诊所由单纯会计核算向综合财务管理转变,诊所财务管理系统的使用迫在眉睫。


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自我们诊所上线使用综合财务管理系统后,我和财务人员可以全面掌控诊所的财务收支情况汇总、科室收支情况汇总、医院和科室收入核算、中西药销量统计等。成本控制平台按我诊所人员数量、房屋面积等对支出项目分摊规则,对房屋租金、卫生材料、办公用品、低值易耗品等诊所消耗的成本按科室进行分摊,实现科室成本核算结果与财务核算结果的一致。

通过软件的应用,加强清产核资工作,促进科室对成本的管理,提高诊所员工对成本的认识,深化“管理效益”理念,培养员工成本控制意识。此外,我诊所通过系统选定科室绩效考核的收入及成本核算范围,建立成本指标考核体系,为诊所开展科学的绩效管理、奖金激励提供了准确、完整的数据依据,结合诊所管理,极大的调动职工积极性,增创效益。


四、财务数据自动化上传到财务软件


HIS系统其中包含有大量的数据想要导入用友系统中生成用友的财务凭证,我们之前一直采用的都人工手工输入到用友系统中,这样重复的工作既是浪费时间也是浪费人力和财力,我想实现自己已有的HIS系统和用友软件系统做关联、对接,从而实现已有软件中的数据自动批量在用友系统中生成财务凭证,以后同样就可以只是在已有软件中输入数据就可以自动在用友中生成财务凭证,这样导入的凭证是批量的而且没有人工错误因素。

行心云实现了我的需求,提供专用接口程序对接用友系统,从而实现用友系统可以直接在行心云中提取数据生成用友的财务凭证。这样就可以避免一个工作重复做,同时也更加保证了凭证的准确性和可靠性。

系统通过接口自动获取诊所门诊的收款信息,整合医院信息系统HIS与财务核算软件系统提供的信息,信息传递更及时,使原先分散、各自独立的信息逐步实现信息共享,数据相对更安全,数据信息完整无误,减少财务的手工录入量,减少时间不对称的问题,不会出现人为错误录入信息,凭证信息正确无误。为我诊所的现代化管理提供科学、实时的信息支持,规范了诊所财务会计制度的执行,科室可以使用各类成本报表结合经营目标管理,为辅助我做经营决策提供可靠的决策数据及数据分析结果依据。


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五、报表自动化生成


诊所财务报表分析,是诊所财务管理的组成部分和重要手段,通过对不同时期收入、支出、结余进行对比分析,找出差距;通过因素分析,可测定各因素变化的影响;通过经济批量分析,可掌握药品、库存物资的利用情况;通过趋势动态对比,可对诊所的发展趋势进行测定;通过对大型设备投资项目进行专题分析,可减少盲目投资带来的损失,防范和规避财务风险。财务报表分析,可以评价、预测诊所经营成果,客观地总结诊所财务管理水平,揭示存在的问题,改进财务管理工作,提高财务管理水平,促进诊所的发展。

虽然我一直很重视诊所的财务报表分析,但在实际的应用过程中仍存在诸多问题。例如,侧重单一财务信息的分析忽视人力资源综合信息分析;漠视医疗投资效益评估;缺乏对未来价值趋势的预测;现金流量的信息不完善等问题比较突出。为破解财务报表分析以上困境,我诊所开始启用了行心云数据报表分析中心模块。


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系统自动采集诊所信息系统中各模块的数据可根据我诊所报表需要,自定义项目(设备、医生、收费分配)、科室、时间三维,生成相关报表,其结果可自动化生成各类统计图,并可直接输出到EXCEL表中进行操作。帮助我随时关注诊所运营发展要求的指标,利用强大的数据挖掘功能,不再限制于财务科的固定、单调的报表,而是采用即时的动态图文并貌的层层深入分析,即时显示数据实况列表,并有智能化提示,使我和财务管理人员可随时掌握诊所的业务数据分析情况,无须专人花大量时间进行统计分析。


结语

传统的收费结算与财务管理模式已远远不能满足现代化诊所发展的需求。而诊所要生存、要发展,除了要从根本转变传统的医疗服务模式,建立以“客户服务”的服务模式外,涉及诊所“生死存亡”的收费服务流程和财务管理也是不可忽略。

利用医养信息化系统初步建立起诊所和科室的成本控制机制,为诊所实施预算管理奠定了基础,对诊所加强管理、提高收益提供了准确的决策依据;深度挖掘诊所的成本控制点,施予全套的管理措施,指导科室运营管理,达到成本合理压缩、收益提高的明显效果,为诊所资源合理配置和优化提供了调控手段,提高了诊所经营能力和管理水平,有效促进诊所可持续性发展。


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