《我的医养信息化之路》之二十三:仓库管理

2021-06-04 17:15:41 【his_his系统_emr电子病历_医院信息管理系统_养老系统】-行心医疗云 阅读

这个世界真乱,疫情还是一波接一波,国外战乱不断,东西文化持续对抗。这段时间是黑暗的,但我相信这只是黎明之前的黑暗。我们守住自己的初心,厚德载物,自强不息,我还是相信经过一段时间的纷纷扰扰,世界会重新进入一个全新的、进步的周期。今天能够安安静静在做好自己的事,是很幸福的事情。哪怕是我们还要经历一段艰难、苦闷的日子,也不能放弃,继续前进。

这不是吗?最近我们的医用材料、设备、后勤物资等物品仓库管理,遇到很多问题,包括:没有建立全程的、规范化、流程化的管理;帐目不清、帐物不符、有帐无实;资产清查过程繁琐,耗费时间,结果准确性不高;设备的运行状态(在用、停用、报废)不清晰;维护维修管理流程不明晰;设备采购申请管理混乱。经过几个月的梳理、改善、适应,进入了一个全新的精细化的仓库管理环境,我们实现了以物资供应库房为中心,以财务管理为核心,实现了对多级库存进行管理,达到卫生部综合医院等级评审标准。其中借助信息化工具和科技手段,起到决定性作用。

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信息化工具就是软件系统,传统的进销存系统是基础,物品入库、出库、申领、盘点等功能是必备的。但在医疗的环境下,物品管理会更加严格,管理流程会更加多,系统需要监控更多的信息。例如清洗消毒管理、温湿度管理、回收、包装等过程,供应商资质、证照、目录、发票等信息,都是要登记到系统,以系统来定标准。如果没有依时录入,或者没有按标准录入,没有及时检查,遗漏和过期未检,系统要提醒管理人员去追查责任,保证信息完整,按要求完成各个步骤,进行质量控制(QC)。

物品流通要形成闭环,物品的出厂信息、流通信息、仓库进出信息、使用信息都是可以追溯的,体现每个批次在采购及库存业务的重要单据,清楚的记录记录进货情况。要做到这个,必须给物品一个“身份证”,即ID码。编码除了保证唯一性,ID码通常还包括分类信息。这个ID码可以是手工录入的编码,也可以是条形码、二维码,最好是RFID、NFC等非接触式电子标签。这些电子标签可以贴在物品上,对于需要包装的物品,例如供应室的手术包,无菌包打包以后,也可以把条码打印出来并贴到或刻录到包装袋上面。有了这个“身份证”,我们在发放与跟踪过程中可以快速的、准确无误的识别物品、无菌包,在进出库、发放、回收、盘点的过程中,操作人员拿PDA手机去扫描即可录入物品信息,相当便利,尤其对于贵重物品和高值耗材更是如此。

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设备管理信息也是很庞大,从采购论证、招标、入库、出库、维修保养、计量,到淘汰报废,每一步都要记录详细信息备查。针对不同时期的工作重点实施的设备全生命周期标准化管理。能够充分体现计划与控制结合、供应与管理结合、消耗与效益结合,使医疗机构设备科管理工作始终集中统一。将每台医疗设备的资产卡片变成RFID标签,在建立、资产转移、资产报废、资产外调、资产折旧、资产查询、资产盘点处理等过程中实现智能化管理。对于有数字化设备,安装物联网的监控系统,监控设备的运行情况和效能情况,提醒保养、维修、关机、均衡使用,从而保障设备更好的管理,节能高效运行。在没有缴费的情况下,可以设定设备不能开机,控制“人情后门”,防止漏费。

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物资设备仓库管理要以服务临床科室为根本支持医护人员通过系统向后勤仓库,设备仓库和卫生材料仓库申请物资,物质通过物资管理系统发放材料。既要做到不要过多的库存积压仓库,也要做到准时配送,按需求供给,提早准备。要做到这个,就需要信息化的支撑,系统按设置的周期自动统计上期科室消耗量,在库存低于设定的下限时自动生成采购计划单;在物品过期失效前应提醒仓库人员报损或退换处理,系统在出库时检查该批次有效期超出时不允许发放到科室。通过联网的方式实现与各科室、仓库直接沟通,支持采购申请、审批、请领、出库、调拨等业务,严格按批次管理,准确控制不同批号的库存、价格和经济核算。可以按照自定义的先进先出、易变先出、近期先出等方式自动或手动出库。记录了全院物资的库存情况,既能查询各科室库存,也能对库存数据进行管理维护。设置科室物资二级库,物资领用与消耗时科室二级库库存自动增减,记录保管人、使用人、每日盘账,科室物品申领、发放、回收等流通操作要登记,实现追溯管理。

我们对部分耗材实行二级库管理,取消一级库、直接采用科室库存管理。我们与物流SPD供应链合作,把耗材管理全面条码化、智能化、数字化。我们通过引进条形码、智能柜、手机终端等物联网设备,并与HIS系统做接口对接。供应公司专人配送耗材,整体运营,实现医院零库存管理,院外、院内物流全流程信息化管理、全流程可追溯,将仓库管理人员、护士医生从院内物流中解放。这些及时高效、精细化发管理和服务模式,迎合了医改两票制的方向,也符合时代的潮流,值得我们期待和主动拥抱。

不管多少噪音干扰,今日确实就是最好的一天。我们应该格物致知,抓紧时间把现在的事情做好,才有资格以英雄一样的姿态迎接一个新的世界。